Những điều nên làm và không nên khi sử dụng máy photo

Máy photocopy là một trong những thiết bị hỗ trợ hữu ích mà mỗi văn phòng công ty đều cần sử dụng để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.

Theo các quy tắc đơn giản trong bài viết về những điều nên làm và không nên khi sử dụng máy photo, bạn sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho việc bảo trì và sửa chữa sau này.

Những điều nên làm khi sử dụng thiết bị

Sử dụng giấy phù hợp

– Điều này khá dễ thực hiện. Máy photocopy cần sử dụng giấy đúng kích thước và độ dày, nếu không sẽ dẫn đến tình trạng bị kẹt giấy khi vận hành thiết bị.

– Giấy có trọng lượng và độ dày khác nhau, từ 20 lb trở lên. Giấy trắng Bond là loại điển hình có trọng lượng dày hơn, phổ biến là Cardstock khoảng 110 lb (cùng độ dày với phiếu làm mục lục).

– Không phải máy photocopy nào cũng có thể xử lý được loại giấy dày. Bạn cần đọc thông số kỹ thuật của máy để đảm bảo loại giấy đang sử dụng là phù hợp.

– Nếu bạn muốn sử dụng loại giấy có kích thước khác, bạn cần đặt nó vào khay nạp tay và thực hiện chỉnh sửa một số cài đặt trên máy.

Bảo vệ mặt kính máy photocopy

– Đảm bảo mặt kính không bị trầy xước và sạch sẽ là điều rất quan trọng. Mọi vết trầy xước, mảnh vụn và vết bẩn sẽ được nhìn thấy trên mỗi bản sao.

– Bạn nên thường xuyên lau chùi mặt kính bằng chất làm sạch Windex, không được để vật gì lên trên đó nếu không sử dụng, tránh làm trầy xước kính.

Đặt máy photocopy đúng cách

– Đặt máy photocopy ở vị trí trung tâm văn phòng công ty, cung cấp quyền truy cập cho hầu hết nhân viên.

– Vị trí đặt máy nên đảm bảo chừa một khoảng trống đủ cho nhân viên có thể đi qua người đang sử dụng thiết bị.

Những điều không nên làm khi sử dụng máy photocopy

Đặt máy photocopy trong không gian hẹp

– Khi đặt máy photocopy tại vị trí chật hẹp hay khu vực bừa bãi sẽ làm thiết bị sử dụng lại không khí thoát ra, trở nên ấm hơn cho đến khi quá nóng và bị hỏng.

– Tốt nhất nên đặt thiết bị tại nơi khô, thoáng khí hay khu vực thông gió tốt.

Cố gắng sao chép các vật cứng dày

– Máy photocopy được tạo ra để sao chép các vật thể phẳng chứ không dùng để sao chép các vật cứng dày, điều đó sẽ làm máy photocopy nhanh bị hỏng.

– Máy photocopy không được thiết kế để in lên gỗ, kim loại hoặc nhựa…

– Đừng dùng bất cứ bộ phận cơ thể nào tiếp xúc trực tiếp với mặt kính khi máy đang hoạt động. Vì bên trong có loại khí độc hại đến cơ thể con người.

Đặt máy bên ngoài văn phòng hay nhà vệ sinh văn phòng

– Cho dù có nhiều khuyến cáo về nơi đặt máy photocopy, vẫn có nhiều trường hợp này xảy ra.

Cố gắng sử dụng khổ giấy khác

– Ngoài các tài liệu có kích thước cơ bản, hiện nay còn có nhiều khổ giấy khác nhau.

– Đừng cố gắng sao chép loại giấy mà máy không hỗ trợ. Điều đó sẽ dẫn đến hiện tượng kẹt giấy.

Không quan tâm đến mặt kính máy photocopy

– Đừng tùy tiện lấy bất cứ thứ gì đó để lau chùi mặt kính của máy photocopy, cần nên chọn miếng vải mềm để vệ sinh thiết bị.

Để đảm bảo giữ máy photocopy của bạn hoạt động tốt và bền lâu, ít bị lỗi, hỏng hóc, hãy chú ý đến những điều được đề cập trên.

Nếu có nhu cầu dùng thiết bị chính hãng mà không tốn nhiều chi phí đầu tư hãy sử dụng dịch vụ cho thuê máy photo Biên Hòa giá rẻ chất lượng của chúng tôi.

Tác giả: gvad92